1      ISO文控管理   随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司的合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。ISO体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO，GMP，SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力。 但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落实，很多企业都在这个过程中面临困扰。   2      ISO文控管理难题   ² 难以保证大量文件的安全性，遇到病毒感染与硬盘损坏，或非法盗用等情况时，数据安全受到威胁。 ² 大量的体系文件储存在员工电脑中，文档不能分级别分权限查看管理，造成机密文件泄漏。 ² 文档经常经多个人修改，缺乏对文档的操作记录，工作失误后造成责任推诿。 ² 质量文件的建立、变更，需由相关人员来办理审核和分发，多人共同审核费时费力，办理周期长、审核效率低。 ² 随着时间积累，文件逐渐增多，快速查找调阅文件变得越来越困难。 ² 文件有时关联许多其他文档，如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档。 ² 公司部门及分公司人员众多，同一项目多人协作极为不便，跨地域协同办公更为困难。 ² 采用传统的纸质管理，当需要多人同时查阅时，会造成大幅复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。 ² 文件修改后，没有形成新版本文件的版本号记录，导致文件版本混乱、使用不正确等情况。 ² 由于缺乏及时的通知，造成文件发放后的接收不及时，员工对文件的缓急程度等不清楚。 ² 文件编号越来越长，手动编号非常困难，不仅浪费了大量时间，还容易出现错误，并且屡屡出现编号混乱的情况。   3      大连利贞协同文档管理系统解决方案 数据安全无忧   ² 用户拥有唯一的用户帐号和密码用于登陆系统，避免帐号混用造成机密外泄。 ² 安全备份功能，支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 ² 当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证内部核心数据的完整和安全。 ² 文档存储加密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用资料。开启文档存储加密后，系统会对资料混淆加密，若资料被非法窃取，则在其他计算机中无法打开。   权限管理 权限受控机制，针对系统内不同等级、不同部门用户设置对文档的访问控制，例如某些用户只可以查看阅读资料，有的用户可以编辑、打印资料。高级用户可以删除、下载相关资料，全面控制资料的安全。   系统日志与审计 完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对文档的所有相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。   流程管理 自定义文件审核流程以适应企业内部管理的需求，流程人员可在审批过程中进行加签、收回、修订等操作，流程每次处理，节点相关人员都会收到即时消息、邮件、短信提示，加快流程运转，提高审核效率。   高级搜索 强大的高级搜索功能，可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索。忘记文件名称也可以快速的找到所需资料。   关联文档 系统自动为文档生成唯一编号，通过唯一编号，可实现不同类型间文档的相关关联，方便查看，无需逐个查找。   跨时间、地域管理 系统采用B/S结构，SSL连接，一台服务器，客户端通过浏览器凭帐号和密码就可以进入系统进行相关操作，如在外地出差只要有可以联网的电脑就可以使员工在其权限下进行ISO文档的查询和阅读学习。   纸质文档电子化 系统支持扫描功能，可将纸质文件扫描为单张jpg格式文件，或多页pdf格式文件，使得纸质文档得以电子化保存，大大节约了纸张成本。   版本号管理 系统支持版本号的管理，支持查看版本历史，可查看操作人、IP、日志、时间等信息。   即时消息 系统支持系统消息的发送，也可通过短信，邮件等形式发送。当版本修改后或有加急文件需要处理时，可及时的通知各个部门，同时避免了版本混乱带来的损失。   自动编号 系统支持有多种自动编号规则，用户可根据需求进行组合设置，使文档编号有序，减少了错误的发生，节约了时间，有效区分文档顺序，使文档管理更加便捷化。