随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司，合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。ISO体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO，GMP，SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力。

但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落实，多数企业都在这个过程中面临困扰。

1.     难以保证大量文件的安全性，遇到病毒感染更盘所坏，或非法盗用等情况时，数据安全受到威胁。

2.     大量的体系文件储存在员工电脑中，文档不能分级别分权限查看管理，造成机密文件泄漏。

3.     文档经常经多个人修改，缺乏对文档的操作记录，工作失误后造成责任推诿。

4.     质量文件的建立、变更，需由相关人员来办理审核和分发，多人共同审核费时费力，办理周期长、审核效率低。

5.     随着时间积累，文件逐渐增多，快速查找调阅文件变得越来越困难。

6.     文件有时关联许多其他文档，如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档。

 

7.     公司部门及分公司人员众多，同一项目多人协作极为不便，跨地域协同办公更为困难。

8.     采用传统的纸质管理，当需要多人同时查阅时，会造成大幅复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。

9.     文件修改后，没有形成新版本文件的版本号记录，导致文件版本混乱、使用不正确等情况。

10. 由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时，员工对文件的缓急程度等不清楚。

11. 文件编号越来越长，手动编号非常困难，浪费很多时间，容易出现错误，造成编号混乱。