随着企业的发展、壮大，单位内部已积累了海量的电子文档，包括图纸、技术文档、合同、项目文档、ISO质量体系文件、人事档案等等，这些都是企业的信息资源，无形的数字资产，随着文档量的日益增加，由于缺乏管理，文档在使用过程中逐渐会暴露众多问题： 1.      文档缺乏集中存储管理：企业大量的电子文档分散在不同部门，甚至个人手中，难于查找、控制。 2.      文档安全很难保证，绝大多数文档存储在员工电脑上，常常因为重装系统、员工离职等等原因，造成文件损坏或丢失，给企业造成损失。 3.      文档的使用权限划分清，权限没有精确划分，只要拿到文档就可编辑修改、打印等，另外，员工离职交接不清，可随意带走公司资料，企业存在严重的泄密风险。 4.      文档缺乏版本管理，文档随意修改保存，没有版本记录，实际工作中我们常常会因为文档版本不统一，给工作带来不必要的麻烦，有甚者给企业造成经济损失。 5.      文档审批流程运作复杂、很多时候是以纸质文审批，效率低下、员工抱怨等问题，审批没记录依据，出了问题互相推诿。 其实企业的文档管理还存在着很多问题，暂且不说，那么究意如何来解决企业中文件管理或文档安全存在的问题呢，凭借我们多年的项目经验，我们建议您可以从两个角度来进行文档的安全管理： 其一：建立文档集中存储管理平台，将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、协同办公等各种应用与管理全面整合，实现文件安全、共享管理、协同使用与知识传承，满足企业对文档管理的需求，同时，对文档的在线创建、编辑、更新、重命名、移动、下载、借阅、版本管理、权限控制、评论审计、摘要、查询等整个生命周期进行高效管控。 其二：对于那些自主研发设计相关的单位，对文档的安全级别要求比较高，可以采用文档加密的方式，通过对企业内部重要的电子文档如设计方案、技术图纸等重要数据进行加密，确保文档在使用、传递、存储等过程中的安全，未经授权文档无法打开，从而提升安全级别。  具体方案细节欢迎大家来电咨询！